Цифровой лизинг. Электронный документооборот стал неотъемлемой частью бизнес-процессов

Электронный документооборот внедрялся лизинговыми компаниями как способ оптимизации бизнес-процессов. События этой весны показали, что диджитализация — это не дань моде, а способ сохранения бизнеса, в том числе и лизингового.

Мы обратились к опыту ведущих лизинговых компаний, имеющих существенный розничный портфель, и попросили рассказать о цифровой трансформации бизнес-процессов, готовности к ней клиентов и партнеров.

Что это дает клиентам?

Внедрение новых технологий должно быть выгодно обеим сторонам процесса — лизинговым компаниям и их клиентам. О том, какие сервисы делают общение партнеров более оперативным, рассказали в пресс-службе компании Европлан:

— Компания «Европлан» начала активно внедрять ЭДО задолго до начала пандемии, поэтому сумела воспользоваться всеми его преимуществами в этот непростой период.

ЭДО позволяет удаленно подписывать с клиентами все необходимые документы (договоры, дополнительные соглашения), направлять официальные письма и первичную документацию клиентам, получать от клиентов документы по новым сделкам. Клиентам при этом доступно удаленное обслуживание в Личном кабинете, доступ к которому так же можно запросить, направив заявление через ЭДО.

Именно этой весной был запущен мобильный личный кабинет клиента, который стал продолжением основной версии личного кабинета. Наши клиенты в любое время могут самостоятельно получить информацию:

• по договору лизинга и всем подключённым к нему услугам;
• быстро оформить заявку на получение ключей от ТС
• посмотреть и скачать документы по договору лизинга: ПТС, договоры страхования, договор лизинга и доп. cоглашения к нему;
• проверить штрафы ГИБДД по ТС, зарегистрированным на Европланом.

В свете текущих событий мы отметили значительное усиление интереса к дистанционному обслуживанию и готовность клиентов работать с ЭДО. И очевидно, что это не только связано с ситуацией, но и является требованием современной жизни. Возможно, пандемия немного ускорила уход лизинга, который является более «традиционной» сферой бизнеса, к онлайн-процессам.

Главной мотивацией для предпринимателей в вопросе перехода на эту систему является повышение скорости обмена документами и, соответственно, увеличение оборота компании и ее прибыли, — сказал заместитель генерального директора «Балтийского лизинга» по информационным технологиям Георгий Федоров.

Какой процент клиентов использует цифровой документооборот?

Если измерять «среднюю температуру» по отрасли, то следует сказать, что около 50 процентов клиентов из розничного сегмента подключены в настоящее время к ЭДО.

— Мы внедрили систему «Электронный лизинг» еще два года назад — в сентябре 2018-го. Тогда делали это для удобства взаимодействия с клиентом и повышения его лояльности. Сегодня взаимодействие в цифровом формате стало необходимостью. На сегодняшний день мы почти отказались от приема документов на бумажном носителе. Уже 59% клиентов сегодня направляют документы в электронной форме, — рассказала порталу Allleasing руководитель пресс-службы АО «Лизинговая компания «КАМАЗ» Елена Аливасова.

Одним из первых в отрасли на путь диджитализации встал «Сбербанк Лизинг».

— В среднем в «Сбербанк Лизинг» 2/3 клиентов использовали электронный документооборот (ЭДО) в 1 полугодии 2020 года. Доля ЭДО во 2 квартале в период изоляции составила 80%, — говорит Ольга Кириллова, директор департамента корпоративного бизнеса АО «Сбербанк Лизинг».

Какие документы направляют клиентам с помощью ЭДО?

В первую очередь документы, необходимые при реализации договора: счета-фактуры, акты, сверки .

— Из отправленных нами по каналам ЭДО 83% составляют акты и УПД, остальное — дополнительные соглашения, счета-уведомления по начисленным пеням, а также акты сверки. В среднем ежемесячно направляется более 7 тыс. документов. При этом с начала года количество отправленных документов снизилось, так как мы перешли на использование одного универсального передаточного документа вместо двух— акта и счета-фактуры. Это позволило сократить объем трафика по каналам ЭДО и уменьшить связанные с этим затраты, -говоритдиректор департамента информационных технологий CARCADE Вячеслав Заичкин.

Просят ли клиенты продублировать документы на бумажном носителе?

В подавляющем большинстве случаев, особенно если речь идет о бухгалтерских документах — нет, не просят.

— На первом этапе в нашей системе ЭДО предусмотрена работа с электронными счетами-фактурами, и дублирование на бумаге этих документов не требуется. Но после того, как в пилотном режиме мы стали подписывать в цифровом формате дополнительные соглашения по реструктуризациям, действительно, начали получать обращения с просьбой заверить документы на бумажном носителе для осуществления регистрационных действий в ГИБДД, рассказал порталу Allleasing операционный директор ГК ВТБ Лизинг Сергей Маринич.

Проблема взаимоотношений с ГИБДД отмечается всеми участниками опроса:

— При постановке на учет транспортного средства требуется один экземпляр документов на бумажном носителе с оригинальной печатью и подписью (цифровая подпись, включая печатную версию, в ГИБДД не принимается), — поясняет Елена Аливасова, руководитель пресс-службы «КАМАЗ-ЛИЗИНГ».По нашей инициативе Объединенная лизинговая ассоциация обратилась в МВД РФ с просьбой обратить внимание на эту сложность, но решения проблемы пока нет.

В большинстве регионов ГИБДД не регистрирует договоры без бумажной версии, говорит представитель «Сбербанк Лизинга».

Какое количество документов направляется с помощью электронного документооборота?

Мы задали этот вопрос компаниям, чтобы продемонстрировать участникам рынка экономию трудозатрат и прямых расходов при переходе на ЭДО.

Вот несколько цифр.

Лизинговая компания «Каркаде»: За все время использования электронного документооборота мы направили клиентам около 235 тыс. электронных документов, а от них получили около 2 тыс. В среднем ежемесячно направляется более 7 тыс. документов.

ВТБ Лизинг: Система была внедрена в октябре 2019 г., за это время через нее было направлено свыше 120 000 документов.

Представляете себе стопку из 100 тысяч писем в год? И это только по одной лизинговой компании. Одним словом, берегите лес, переходите на ЭДО.

Практикуется ли электронный документооборот с дилерскими центрами?

Поскольку основной продукт розничных лизинговых компаний — автотранспорт, то вопрос про взаимоотношение с дилерскими центрами это, по сути, вопрос о полном диджитал-цикле сделки.

— На сегодняшний день к ЭДО подключено более 3500 поставщиков по всей стране. Наша цель — подключить всех поставщиков, с которыми мы сотрудничаем, и 100% сделок реализовывать в рамках электронного документооборота, — говорит Ольга Кириллова, директор департамента корпоративного бизнеса АО «Сбербанк Лизинг».

Активно ведется эта работа и в Росагролизинге. В качестве электронного документооборота используются личный кабинет поставщика и личный кабинет агента. В настоящее время аккредитованы 200 личных кабинетов поставщиков и 99 личных кабинетов агентов, пояснили нам представители компании.

Сколько договоров финансового лизинга автотранспорта заключено с клиентами с использованием ЭДО?

Работа в удаленном режиме, к которой вынужденно прибегли компании весной и летом этого года, показала важность цифровой трансформации бизнеса.

яд лизингодателей уже активно использует возможности ЭДО для подписания сделки. 80 процентов всех лизинговых договоров Сбербанк Лизинга были подписаны именно таким образом. Росагролизинг сообщает о 53 процентов договоров с использованием цифровой подписи, а ведь немного ранее эта цифра составляла всего 6 процентов.

С 24 до 41 процента выросло количество договоров, заключенных по цифровым технологиям в Лизинговой компании «КАМАЗ».

Темпы прироста говорят о том, что в недалеком будущем большинство сделок по лизингу, особенно в розничном сегменте, будет заключаться на основе электронного документооборота.

Повлияла ли эпидемия на отношение клиентов к цифровым технологиям?

Безусловно. И это касается не только лизинга, но и переформатирования во многих отраслях бизнеса.

Все участники нашего опроса отметили рост количества клиентов, перешедших на ЭДО. Впрочем, отдельные игроки взяли на себя часть затрат по обмену документами.

— В период пандемии компания полностью взяла на себя расходы на экспресс-почту во взаимодействии с клиентами. А сделали мы это в поддержку аграриев, которые ни морально, ни технически не готовы пока к ЭДО, — рассказали в Росагролизинге.

...Во время пандемии мы часто слышали, что мир уже не будет прежним. По крайней мере для бизнеса, который усиленно развивал диджитализацию бизнес-процессов, этот мир не рухнул.

И, напоследок, немного аналитики от компании Газпромбанк Автолизинг:

— По нашим данным, подготовленным совместно с СКБ Контур, ЭДО используют в своей деятельности только 30 % российских предприятий. Компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных — лишь в 5% случаев. Малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения (УСН) цифровизирует передачу данных чаще — примерно в 12% случаев. В числе лидеров цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения (ОСНО): примерно половина из их числа активно использует системы ЭДО, а около 70 процентов имеют абонентские ящики у какого-либо оператора.